LA SECRETARIA 

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

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TIPOS DE SECRETARIAS

Secretaría Científica.

Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.

Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.

Secretaría Ejecutiva.

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).

2. Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

3. Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

4. Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

5. Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

Secretaría Técnica.

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores ...); etc.

2. Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

3. Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.

4. Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.

Secretaría Social.

También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.

Organizan para los congresistas y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.

Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante el congreso, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etc.

En muchas ocasiones, los profesionales del sector, OPC's, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

SECRETARÍA DE RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

De una forma escueta, podemos decir que es el "altavoz" del congreso. Es la encargada de difundir, comunicar y dar a conocer, tanto el congreso, en su fase de inicio, desarrollo y fiscalización, como cualquier otro aspecto relativo al mismo. Las comunicaciones pueden ir a medios especializados o medios de carácter general.

Entre otras funciones, esta Secretaría de Relaciones Externas, se encarga de:

1. Realizar toda publicidad para dar a conocer el congreso.

2. Confección y envío de notas de prensa.

3. Acordar las comparecencias en medios de comunicación como radio y televisión.

4. Organizar las ruedas de prensa que se consideren necesarias (tanto especializadas como de carácter más genera lista).

5. Relaciones con los medios de comunicación (radio, prensa, televisión) que solicitan la acreditación necesaria para dar cobertura informativa sobre el congreso.

6. Contactos con otros gabinetes de prensa de congresos y organizaciones de interés para el congreso.

7. Análisis final de resultados, en lo que respecta a difusión del congreso, impacto en los medios de comunicación, etc.

8. Cualquier otro servicio o tarea que tenga que ver con los medios de comunicación, con los gabinetes de prensa, etc.

SECRETARÍA COMERCIAL.

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.

A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:

1. La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.

2. Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.

3. Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.

4. Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.

5. Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

Discreción

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

Organización

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o advertirlo.

Lealtad

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

Tacto

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.